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Ceremonial y Eventos
A la hora de organizar un evento, es muy importante hacer una adecuada división de tareas. Cada uno debe tener asignada una función, así se trabaja de un modo más ordenado y eficiente.
Por supuesto que en un evento pueden trabajar tantos colaboradores como sea necesario. Seguramente algunos de los asistentes con los que cuentes serán colaboradores fijos y tal vez otros sean contratados sólo para esta oportunidad. A la hora de comenzar la organización es fundamental llevar a cabo una reunión con todo el plantel que vaya a trabajar antes, durante y a posteriori del evento para asignar tareas, distribuir funciones y dejar bien claro quien se va a encargar de qué para que todo funcione de manera eficiente y organizada.
Un colaborador probablemente tenga una tarea definida, y en el evento se puede contar con tantos colaboradores como el evento lo requiera y el presupuesto lo permita.
Lo primero que es necesario evaluar es con cuanto personal fijo uno cuenta, a partir de ahí, ver qué tareas será necesario realizar, ver si el personal disponible es suficiente o, de lo contrario, con que presupuesto se cuenta para contratar asistentes específicos para las tareas que aún no han sido cubiertas.
A la hora de organizar un evento, muchos factores entran en juego, por lo tanto es importante elaborar una lista de necesidades, de tareas a cubrir, y luego asignar las tareas al equipo involucrado en la planificación.
Es importante que quienes trabajan en el evento reporten todos a una persona, y que las funciones no se dupliquen, además es necesario que el líder del equipo sepa delegar eficientemente.
En el marco de la preparación del evento habrá distintas instancias y funciones:
Según explica el sitio web especializado eventioz, se debe contar con una persona encargada de gestionar el salón y los insumos necesarios, tales como sonido, proyectores, tipos de pantallas o equipos que se requieran, etc.
También se puede contar con una persona que se dedique a conseguir patrocinadores, es decir, empresas o instituciones que financien el evento.
Otra función a delegar es la difusión del evento. Así como probablemente del patrocinio se ocupe alguien con conocimientos en negociaciones publicitarias, quien se ocupe de difundir el evento seguramente sea una persona con conocimiento de medios, periodismo y comunicación.
También, y altamente importante hoy en día, habrá alguien que se encargue del sitio web, las redes sociales y la gestión de la plataforma online. Esta persona tendrá alta relación con el encargado de difundir el evento, ya que ambas cosas están muy ligadas.
Para el día del evento será necesario contar con alguien que se ocupe de acreditar ya sea a los invitados como a la prensa asistente.
Si uno cuenta con colaboradores y asigna las tareas adecuadamente, podrá disponer mejor del tiempo para poder centrarse mejor en una sola tarea.
Por supuesto que las personas contratadas deben ser de confianza, deben contar con una cierta autonomía tanto para decidir situaciones dentro de los parámetros pautados, así como resolver inconvenientes en caso de que se presentasen.
Por otro lado fomentar reuniones de equipo para ver como se avanza en la organización, así como para despejar dudas, puede resultar muy productivo.
Es fundamental que la comunicación sea fluida y abierta, si se siguen estos pasos, seguramente el trabajo llegará a buen fin.
Qué función cumple un wedding planner
Duración: 8 hs. 
